Lotes, series y variantes

Mosce ERP tiene tres controles opcionales que se activan producto por producto: variantes (talla, color, presentación), lotes (con su vencimiento) y números de serie (uno por unidad). Los tres funcionan igual de fondo: cambian lo que se te pide al recibir una compra, y a cambio te dejan consultar después qué entró. Ninguno de los tres cambia la venta.

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Cuándo usar esto

Activa uno de estos controles cuando la respuesta a "¿de cuál exactamente?" te importe al momento de recibir mercancía:

• Variantes - vendes el mismo producto en talla, color, sabor o presentación, y quieres que cada recepción diga de cuál se trata.
• Lotes - trabajas con alimentos, medicamentos, cosméticos o insumos químicos que llegan por lote con fecha de vencimiento, y necesitas saber qué está por vencerse.
• Números de serie - vendes equipos que se identifican unidad por unidad (IMEI, VIN, número de serie del fabricante) y quieres dejar constancia de qué unidades entraron y con qué compra llegaron.

Si no necesitas ninguna de esas tres cosas, no actives nada: el inventario normal por producto, almacén y sección ya cubre la mayoría de los negocios. Ver Inventario y stock.

Lo primero que conviene entender

Los tres controles cambian la entrada, no la salida. Es la idea que evita la mayoría de las confusiones:

En consecuencia, las existencias siguen siendo un solo saldo por producto y sección. La variante, el lote y el número de serie identifican el movimiento de entrada; no parten el inventario en saldos separados. Y como la venta no toca lotes ni series, la cantidad que verás en un lote es lo que entró menos lo que se anuló de esa recepción, nunca "lo que queda por vender". Esto es importante al leer el informe de vencimientos: te dice qué lotes recibiste que están por vencerse, no cuántas unidades de ese lote siguen en el estante.

Tampoco existe todavía una salida automática por vencimiento (lo que suele llamarse "primero en vencer, primero en salir"): retirar mercancía vencida se hace a mano con un ajuste de inventario, indicando el motivo Vencimiento. Ver Ajustes de inventario por lote.

Antes de empezar

• Necesitas al menos un almacén con una sección activa. Ver Almacenes.
• El producto debe ser de tipo Producto (los servicios no llevan inventario).
• Permisos: activar los interruptores en la ficha requiere products:update; crear variantes requiere products:create; recibir la mercancía requiere purchases:receive; consultar los informes requiere inventory:read.
• Los tres controles están disponibles en todos los planes. No hay que contratar nada aparte.
• Actívalos antes de recibir la mercancía que quieras rastrear: lo que ya entró sin lote o sin serie no se puede completar hacia atrás.

Paso a paso

1. Activar el control en la ficha del producto

1. Ve a Operaciones → Productos y abre el producto (o créalo).
2. Baja a la sección Inventario del formulario. Ahí están los tres interruptores:
   • Maneja variantes
   • Controla lotes
   • Controla números de serie
3. Activa el que necesites y guarda.

Son independientes entre sí: puedes activar solo uno, dos o los tres. A partir de ese momento, cada recepción de compra de ese producto pedirá la información correspondiente.

2. Variantes: crearlas antes de recibir

Con Maneja variantes activado aparece un botón Variantes en el detalle del producto que abre la pantalla Variantes del producto.

1. Pulsa Crear variante.
2. Escribe el Nombre (obligatorio), por ejemplo Talla M / Color rojo.
3. El SKU es opcional.
4. Guarda y repite para cada variante.

Reglas que aplica el sistema:

• No se admiten dos variantes con el mismo nombre dentro del mismo producto.
• No se admiten dos SKU iguales en todo el negocio.
• Una variante que ya no vendes se desactiva, no se borra: deja de aparecer al recibir nuevas compras, pero se conserva porque las compras anteriores la referencian.

Crea las variantes antes de la primera recepción. Si el producto maneja variantes y todavía no tiene ninguna creada, el formulario de recepción no tendrá qué ofrecerte y no podrás completar la entrada.

Para volver a apagar el interruptor el producto no puede tener ninguna variante creada, ni siquiera desactivada. Si intentas apagarlo con variantes existentes, el sistema lo impide y te dice cuántas hay, con un enlace para revisarlas. Es deliberado: como las variantes nunca se borran del todo, apagar el modo dejaría movimientos históricos apuntando a variantes que la ficha ya no reconoce.

Los lotes y las series no tienen esa restricción: puedes apagarlos cuando quieras. Las recepciones futuras dejan de pedirlos y lo ya registrado se conserva y se sigue consultando igual.

3. Capturar lote, serie o variante al recibir la compra

Todo se captura en un solo sitio: la pantalla Recibir mercancía de la orden de compra (ver Compras). En cada línea, además de la cantidad y la sección destino, verás:

• Variante - un selector con las variantes activas. Obligatorio.
• Número de lote - texto libre; usa el que viene impreso del proveedor. Obligatorio. Junto a él, Fecha de vencimiento, opcional.
• Números de serie - un número por línea (o separados por comas). Obligatorio, y la cantidad de números debe coincidir con la cantidad recibida: recibir 50 unidades significa capturar 50 números. El sistema rechaza duplicados y admite hasta 1.000 números por línea.

Al confirmar la recepción, cada dato queda pegado al movimiento de entrada y a la línea de la recepción, para siempre.

Si el mismo número de lote vuelve a llegar en otra recepción, el sistema reutiliza el lote existente en lugar de crear uno nuevo, para no partir el historial. En ese caso la ficha del lote conserva la fecha de vencimiento de la primera recepción como dato histórico, mientras que cada recepción guarda por separado la fecha que capturaste esa vez. Cuando la compra genera un comprobante fiscal electrónico, la fecha que se reporta es la de esa recepción, no la de la ficha.

4. Consultar lo registrado

Hay tres consultas, todas protegidas por el permiso inventory:read:

Cómo se abren hoy. Estas tres consultas todavía no tienen entrada propia en el menú lateral ni un buscador de lotes o de series. Se abren escribiendo su dirección en el navegador, a partir de la dirección de tu negocio en Mosce ERP:

• Vencimientos: /inventory/reports/expiring
• Un lote: /inventory/reports/lot/LOT-2026-001
• Una serie: /inventory/reports/serial/357812104451236

Guárdalas como marcador si las usas seguido.

Stock próximo a vencer tiene un solo filtro, Días por delante (30 por defecto). Dos precisiones al leerlo: incluye también los lotes ya vencidos, no solo los que están por vencer, y muestra hasta 500 filas. Cada fila trae Producto, Lote, fecha en que vence, Cantidad y Ubicación.

Trazabilidad del lote muestra una tarjeta por producto que tenga ese número de lote, con el total en mano, el desglose de stock por almacén y sección, y la lista de movimientos del lote. Trazabilidad del número de serie muestra el Estado de la unidad y sus movimientos. En la práctica el estado solo será Disponible (al recibirla) o Devuelto (si se anula la recepción con la que entró), porque la venta no marca las unidades.

En las tablas de movimientos, la columna Tipo muestra el código técnico del movimiento (por ejemplo PURCHASE_ADDITION) en lugar de una etiqueta en español. Es cosmético: el resto de la fila (fecha, cantidad, motivo) se lee normal.

Resultado esperado

• Cada recepción de un producto controlado deja constancia de la variante, el lote o los números de serie que entraron.
• Sabes qué lotes tienes por vencer y puedes retirarlos con un ajuste antes de que sea un problema.
• Puedes buscar una unidad concreta por su número de serie y ver por dónde pasó.
• Tu inventario sigue siendo un saldo simple por producto y sección, sin complicar la venta del día a día.

Errores comunes

• Debes indicar el número de lote - el producto controla lotes y dejaste la casilla vacía en alguna línea de la recepción.
• La cantidad de números de serie no coincide con la cantidad recibida - captura exactamente un número por unidad. Si recibes 12, tienen que ser 12 números.
• Número de serie duplicado - ese número ya está registrado en tu negocio. Revisa si la unidad ya entró en una recepción anterior.
• Máximo 1.000 números de serie por línea - divide la recepción en varias líneas o en varias recepciones parciales.
• Debes seleccionar una variante - el producto maneja variantes y falta elegirla en esa línea.
• La variante no está activa - la variante se desactivó. Reactívala desde la pantalla de variantes o elige otra.
• No se puede desactivar el modo variantes - el producto ya tiene variantes creadas. No se pueden borrar, así que el interruptor se queda encendido.
• "El informe de vencimientos muestra un lote que ya vendí" - es el comportamiento esperado: la venta no descuenta del lote. Si el lote ya no está físicamente, dalo de baja con un ajuste con motivo Vencimiento.
• "Activé lotes y las compras viejas no tienen número" - los controles aplican de aquí en adelante. Lo recibido antes no se puede completar hacia atrás.

Relacionados

• Productos - dónde están los tres interruptores.
• Compras - dónde se capturan lote, serie y variante.
• Inventario y stock - cómo se lee el saldo y el kardex.
• Ajustes de inventario por lote - cómo dar de baja mercancía vencida.
• Almacenes - almacenes y secciones donde entra la mercancía.