Gastos

Los gastos son la forma más rápida de registrar una salida de dinero contra una cuenta del plan contable. Al registrarlo, Mosce ERP crea el asiento contable y el pago de manera atómica.

Tiempo de lectura: ~5 min

Cuándo usar esto

Usa Gastos cuando ya pagaste algo (o lo vas a pagar en el momento) y quieres dejarlo asentado contra una cuenta de gasto. Si lo que recibiste es una factura formal del proveedor que vas a pagar después, registra una factura de proveedor en su lugar - esa flujo genera la cuenta por pagar.

Ejemplos típicos: combustible, papelería, comisiones bancarias, almuerzos del equipo, propinas, gastos menores en efectivo.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso expense:manage para crear o registrar gastos. Solo expense:read te permite verlos.
• El plan de cuentas debe tener al menos:
  • Una cuenta de EXPENSE (gasto) que vas a debitar.
  • Una cuenta de ASSET (caja, banco) que vas a acreditar como cuenta de pago.
• Debe existir un período fiscal abierto que cubra la fecha del gasto.
• Si vas a atribuirlo a un centro de costo, créalo primero.

Paso a paso

1. Entra a Gastos desde el menú lateral.

2. Pulsa Nuevo gasto. Se abre un formulario con los siguientes campos:

   • Fecha (requerida) - la fecha en que ocurrió el gasto.
   • Monto (requerido) - en pesos dominicanos. El sistema lo guarda en centavos internamente.
   • Descripción (requerida, máx. 500 caracteres) - qué fue el gasto.
   • Cuenta de gasto (requerida) - selector que solo muestra cuentas de clase EXPENSE.
   • Cuenta de pago (requerida) - selector que solo muestra cuentas de clase ASSET (caja o banco).
   • Método de pago (requerido) - Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque u Otro.
   • Centro de costo (opcional) - para reportes de rentabilidad por unidad de negocio.
   • Referencia / No. comprobante (opcional, máx. 100 caracteres) - el número de recibo o factura física del proveedor.
   • Notas (opcional, máx. 1000 caracteres) - comentarios internos.

3. Pulsa Crear. El gasto queda en estado Borrador y se le asigna un número correlativo (formato EXP-000001).

4. Revisa los datos en la lista. Si necesitas corregir algo, abre el gasto y edítalo - solo se puede editar mientras esté en borrador.

5. Cuando esté listo, pulsa Registrar. Confirma en el diálogo.

Resultado esperado

Al registrar el gasto, Mosce ERP ejecuta tres operaciones en una sola transacción:

• Crea un pago (dirección OUT, tipo EXPENSE) con su propio número correlativo PAY-000001.
• Genera un asiento contable que debita la cuenta de gasto y acredita la cuenta de pago.
• Cambia el estado del gasto a Registrado.

El gasto aparece a partir de ese momento en el libro mayor y suma al estado de resultados. Si necesitas revertirlo, abre el gasto registrado y pulsa Anular - se generará un asiento de reversión automático y el gasto pasará a estado Anulado. Los gastos en borrador se pueden eliminar definitivamente; los registrados o anulados no.

Errores comunes

• EXPENSE_INVALID_STATUS - intentaste editar, registrar o eliminar un gasto que no está en el estado correcto (por ejemplo, registrar uno ya registrado, o editar uno anulado). Solo los borradores se editan; solo los borradores se registran; solo los registrados se anulan.
• No aparece la cuenta de gasto en el selector - verifica que la cuenta tenga clase EXPENSE en el plan de cuentas y esté activa.
• No aparece la cuenta de pago en el selector - debe ser de clase ASSET (caja o banco). Las cuentas de equity, ingresos o pasivo no se admiten como cuenta de pago.
• No hay período fiscal abierto - abre o crea el período fiscal que corresponda a la fecha del gasto antes de registrarlo.

Relacionados

• Facturas de proveedor - cuando recibes una factura formal con plazo de pago.
• Plan de cuentas - para crear o ajustar cuentas de gasto.
• Centros de costo - para atribuir gastos a unidades de negocio.
• Asientos contables - para revisar el asiento generado.
• Períodos fiscales - gestión de períodos abiertos y cerrados.