Facturas de proveedor

Una factura de proveedor (vendor bill) representa una obligación de pago. Al registrarla, Mosce ERP abre la cuenta por pagar contra el proveedor y genera el asiento contable; los pagos posteriores se aplican desde Pagos a proveedor.

Tiempo de lectura: ~6 min

Cuándo usar esto

Usa Facturas de proveedor cuando recibas una factura formal del proveedor que vas a pagar a crédito (o más tarde), y necesites que esa deuda quede reflejada en cuentas por pagar (AP). Si pagaste al instante y no tienes términos de crédito, registra un gasto directo.

Casos típicos: facturas de mercancía recibida, servicios profesionales, alquileres mensuales con factura, suministros con plazo de pago.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso vendor-bill:manage para crear y registrar facturas. vendor-bill:read solo permite consultarlas.
• Debes tener configurado:
  • El proveedor en el catálogo de proveedores.
  • Una cuenta AP (cuenta por pagar) en el plan de cuentas - clase LIABILITY.
  • Una cuenta de gasto (clase EXPENSE) o una cuenta de inventario (clase ASSET). Una factura debita una u otra, no ambas.
• El período fiscal que cubra la fecha de la factura debe estar abierto al momento de registrarla.

Paso a paso

1. Entra a Facturas de proveedores desde el menú lateral.

2. Tienes dos formas de crear la factura:

   • Nueva factura: formulario en blanco para captura manual.
   • Desde orden de compra: si el módulo de compras está activo y tienes una orden recibida, Mosce ERP pre-llena la factura con sus datos. Selecciona la orden disponible en el diálogo.

3. Completa el formulario:

   • Proveedor (requerido) - buscador del catálogo.
   • Fecha de factura (requerida) - la que aparece en el documento del proveedor.
   • Fecha de vencimiento (requerida) - debe ser igual o posterior a la fecha de factura.
   • Referencia (opcional) - el número de la factura del proveedor (ej. FAC-2024-001).
   • Descripción (opcional) - texto libre.
   • Tipo de gasto - pestaña Gasto/Inventario que controla qué cuenta se debita.
   • Cuenta por pagar (AP) (requerida) - la cuenta que se va a acreditar.
   • Cuenta de gasto o Cuenta de inventario (una de las dos, requerida) - la que se va a debitar.
   • Centro de costo (opcional).
   • Notas (opcional).

4. Agrega los ítems de la factura. Cada línea pide:

   • Descripción (requerida, incluso si vinculas un producto).
   • Cantidad (entero ≥ 1).
   • Precio unitario (puede ser 0).
   • ITBIS % - tasa en porcentaje (ej. 18). Mosce ERP calcula el monto de ITBIS por línea y lo suma al total.

   El subtotal, ITBIS y total se calculan automáticamente: subtotal = Σ(qty × precio), ITBIS = Σ(ITBIS por línea), total = subtotal + ITBIS.

5. Pulsa Crear. La factura queda en estado Borrador con número correlativo BILL-000001.

6. Cuando esté lista, pulsa Registrar. Confirma en el diálogo.

Resultado esperado

Al registrar la factura, Mosce ERP:

• Genera un asiento contable atómico que debita la cuenta de gasto/inventario por el subtotal + ITBIS y acredita la cuenta por pagar (AP) por el total.
• Cambia el estado a Registrada y inicializa el saldo pendiente (balance) igual al total.
• Vincula la factura al asiento (journalEntryId).

El saldo pendiente se actualizará automáticamente cuando apliques pagos desde Pagos a proveedor. El estado avanzará a Parcial cuando exista al menos un pago aplicado y haya saldo restante, y a Pagada cuando el saldo llegue a cero.

Compras con retención. Cuando la compra generó retención de ITBIS (porque el proveedor o lo comprado obligan a retener - ver Retenciones de ITBIS e ISR en compras), el saldo a pagar de la factura refleja el neto: lo retenido es una deuda frente a la DGII, no frente al proveedor. Si tu configuración reconoce la retención de ISR al pago, ese ISR se descuenta cuando registras el pago al proveedor (ver Configuración contable).

Si te equivocaste, puedes anular una factura registrada (o parcialmente pagada): el asiento se reversa y los pagos asociados se anulan también, restaurando los saldos. Las facturas en borrador se eliminan definitivamente.

Errores comunes

• VENDOR_BILL_NO_DEBIT_ACCOUNT - no especificaste cuenta de gasto ni de inventario. Selecciona exactamente una en la pestaña Gasto/Inventario.
• VENDOR_BILL_DEBIT_ACCOUNT_AMBIGUOUS - enviaste cuenta de gasto e inventario al mismo tiempo. Solo una.
• VENDOR_BILL_INVALID_STATUS - solo borradores se editan, solo borradores se registran, solo registradas o parciales se anulan.
• Fecha de vencimiento anterior a la de factura - el sistema bloquea fechas inválidas; ajústalas.
• No hay período fiscal abierto - abre el período correspondiente antes de registrar.

Relacionados

• Pagos a proveedor - aplicar uno o varios pagos a las facturas pendientes.
• Gastos - para salidas de dinero sin factura formal a crédito.
• Plan de cuentas - configurar cuentas AP y de gasto.
• Asientos contables - revisar el asiento generado.
• Períodos fiscales.