Compras

Una orden de compra (OC) en Mosce ERP documenta lo que pediste a un proveedor. Cuando recibes la mercancía, el stock sube automáticamente y el costo promedio del producto se recalcula. Puedes enviar la orden al proveedor por correo (opcional), recibirla sin enviarla, anular una recepción si te equivocaste, y capturar la factura del proveedor para llevarla a contabilidad y cuentas por pagar.

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Cuándo usar esto

Crea una orden de compra cuando:

• Vas a pedir mercancía a un proveedor y quieres dejar registro formal antes de que llegue.
• Necesitas controlar lo que está pendiente de recibir y comparar contra lo que efectivamente entró.
• Quieres que la entrada de stock quede ligada al documento que la justificó (trazabilidad y auditoría).

Antes de empezar

• Necesitas tener creado al menos un proveedor (Operaciones → Proveedores).
• Los productos que vas a comprar deben existir.
• Define a qué almacén entrará la mercancía (puede cambiarse al recibir).
• Permisos requeridos según la acción: purchases:create (crear), purchases:send (enviar al proveedor), purchases:receive (recibir mercancía) y purchases:cancel (cancelar una orden o anular una recepción). Estos permisos son independientes: a un usuario se le puede permitir recibir sin permitirle enviar, y viceversa. El permiso heredado purchases:manage sigue funcionando para roles antiguos. Ver Usuarios, roles y permisos.

Paso a paso

1. Crear la orden (estado Borrador)

1. Ve a Compras en el menú lateral.
2. Haz clic en Nueva compra.
3. En la sección Datos de la compra llena:
   • Proveedor (obligatorio).
   • Almacén - destino sugerido para la recepción (se puede cambiar después).
   • Fecha de entrega esperada (opcional).
4. En Ítems agrega cada línea con:
   • Producto o una descripción libre (al menos uno).
   • Cantidad ordenada.
   • Costo unitario (en RD$) - se precarga desde el costo del producto y luego es editable. Es una "foto" del precio acordado con el proveedor: si más adelante cambias el costo del producto en su ficha, esta orden no se reescribe. Ver Costos, márgenes y precios.
   • Descuento % e Impuesto de compra - el impuesto se precarga desde el impuesto de compra configurado en la ficha del producto, y puedes cambiarlo por línea.
   • Margen para esta compra (%) (opcional) - el margen de ganancia que quieres aplicar a estos productos. Se reutiliza al recibir la mercancía para sugerir el precio de venta. Si lo dejas vacío, al recibir se usa el margen del producto o el margen de respaldo de la empresa.
5. Las Notas públicas salen en el PDF; las internas son solo para tu equipo.
6. Guarda.

La orden queda en estado Borrador. En ese estado todavía puedes editarla o eliminarla por completo, y el proveedor aún no se entera.

1.b Editar varios productos a la vez (edición en lote)

Cuando una orden tiene muchas líneas, ajustarlas una por una es lento. Pulsa Editar en lote en la sección de ítems para abrir un modal con pestañas que te permiten cambiar varios productos de golpe:

• Cantidades - ajusta la cantidad ordenada de cada línea.
• Descuentos - aplica el descuento % por línea.
• Costos - ajusta el costo unitario por línea.
• Márgenes - captura el margen "para esta compra" que se reutilizará al recibir para sugerir el precio de venta (vista previa: muestra el precio que resultaría, pero no escribe el precio del producto hasta que recibas).

Los cambios se aplican a las líneas del documento al confirmar el modal y se guardan cuando guardas la orden. La misma herramienta existe en cotizaciones y pedidos de venta (con pestañas de Precios en lugar de Costos). Ver Cotizaciones y Órdenes de venta.

2. Enviar la orden al proveedor por correo (opcional)

Enviar la orden al proveedor es opcional: puedes recibir la mercancía sin enviarla nunca (ver el paso 3). Si quieres notificar formalmente al proveedor:

1. Abre el detalle de la compra.
2. Haz clic en Enviar (requiere el permiso purchases:send).
3. Confirma en el diálogo.

Al confirmar, Mosce ERP genera el PDF de la orden y lo envía por correo al proveedor con el PDF adjunto - igual que el envío de una cotización a un cliente. La orden pasa a estado Enviada. Desde ahí ya no puedes editar los ítems ni eliminarla; solo recibirla o cancelarla. También puedes descargar el PDF tú mismo para enviarlo por otro medio.

Requisitos para enviar:

• El proveedor debe tener un correo registrado en su ficha. Si falta, verás el error Falta el correo del proveedor.
• La integración de correo del tenant debe estar configurada (Ajustes › Integraciones). Si no, verás Integración de correo no configurada.

Reenviar: puedes reenviar la orden (por ejemplo, si el proveedor no la recibió) con el botón Reenviar. Hay un período de espera de 1 hora entre envíos; mientras tanto el botón muestra una cuenta regresiva. El reenvío funciona mientras la orden no esté cerrada (recibida por completo o cancelada).

Mosce ERP no tiene un flujo de aprobación multi-nivel. El envío lo dispara directamente quien tenga el permiso purchases:send. Si tu negocio necesita un visto bueno previo, gestiónalo antes de pulsar Enviar.

3. Recibir mercancía (parcial o total)

No hace falta enviar la orden para recibirla: puedes recibir directamente desde el estado Borrador. El paso "Enviada" es opcional y puede no marcarse nunca.

Cuando llega la mercancía:

1. Abre la orden y haz clic en Recibir mercancía (disponible en Borrador, Enviada y Parcialmente recibida; requiere el permiso purchases:receive).
2. En Datos de la recepción captura:
   • N° factura del proveedor (opcional al recibir, obligatorio si la vas a llevar a contabilidad).
   • Tipo de comprobante del proveedor - el tipo de comprobante fiscal asociado a la compra (compras de bienes, gastos, bienes de capital, etc.).
   • Notas generales de la recepción.
3. En Ítems a recibir Mosce ERP muestra las cantidades ordenadas, recibidas previamente y pendientes. Para cada ítem indica:
   • Cantidad a recibir - no puede superar el pendiente.
   • Sección destino - dónde se guardará físicamente la mercancía.
   • Margen para esta compra (%) - se precarga con el margen que capturaste en la orden (si lo hiciste) y se usa para sugerir el precio de venta tras recalcular el costo. Ver Costos, márgenes y precios.
   • Notas del ítem (opcional).
   • Si el producto se maneja por lote: número de lote (obligatorio) y fecha de vencimiento (opcional).
   • Si el producto se maneja por número de serie: la lista de números de serie (uno por unidad recibida; el conteo debe coincidir con la cantidad).
   • Si el producto maneja variantes: el selector de variante (obligatorio).
4. Vista previa de retención (si aplica). Cuando la compra genera retención de impuestos - porque el proveedor es informal y emites un Comprobante de Compras electrónico por él, o porque el proveedor formal y lo que compras obligan a retener - Mosce ERP muestra, antes de confirmar, una estimación de la retención: el ITBIS retenido y, en servicios, el ISR retenido que corresponden según el tipo de proveedor y lo que compras. Así sabes de antemano cuánto se le pagará neto al proveedor (total menos lo retenido). Las reglas de cuándo y cuánto se retiene se explican en Retenciones de ITBIS e ISR en compras; el tipo de proveedor se define en su ficha (ver Proveedores).
5. Registrar recepción.

Lo que pasa al confirmar:

• Se crea una recepción con su propio folio que queda en el historial de recepciones.
• Por cada ítem recibido, el sistema suma stock en la sección destino y recalcula el costo promedio del producto. Si el costo subió y tienes activada la actualización automática de precios, el precio de venta puede ajustarse (sólo sube, nunca baja) según el margen - ver Costos, márgenes y precios.
• Si todavía falta mercancía, la orden pasa a Parcialmente recibida. Si completaste todo, pasa a Recibida y se sella la fecha de recepción.
• Si hubo retención, los montos retenidos quedan registrados como una deuda de tu negocio frente a la DGII y el proveedor se paga neto. Estos montos viajan automáticamente al Formato 606 y al IR-17 del período (ver Reportes DGII).

El stock se procesa en segundo plano: puede tardar unos segundos en reflejarse. Si pasa más de un minuto, revisa Inventario → Movimientos.

Puedes hacer múltiples recepciones parciales sobre la misma orden hasta cubrir lo ordenado. Cada una queda registrada en la pestaña Historial de recepciones del detalle.

Estados de una orden de compra

4. Vincular la factura del proveedor

La orden de compra documenta lo que pediste; la factura del proveedor (Vendor Bill) documenta lo que tienes que pagarle y cómo se contabiliza. Mosce ERP las maneja como entidades separadas pero vinculadas:

• Captura la factura desde Contabilidad → Facturas de proveedor, eligiendo la orden a la que corresponde.
• La factura hereda el proveedor, los totales y el ITBIS de la recepción y genera automáticamente el asiento contable (cargando inventario o gasto contra cuentas por pagar).

Para el procedimiento completo ver Facturas de proveedor.

5. Cancelar una orden

Una orden puede cancelarse en estado Enviada o Parcialmente recibida (requiere el permiso purchases:cancel):

1. En el detalle, haz clic en Cancelar.
2. Escribe un motivo (mínimo 5 caracteres). Queda guardado junto con el usuario y la fecha.
3. Confirma.

Atención: cancelar una orden no revierte el stock de las recepciones que ya hiciste. La cancelación solo cierra la orden a futuro. Si necesitas deshacer una recepción, usa Anular recepción (paso 6). Si necesitas devolver mercancía al proveedor, registra el ajuste de inventario o la transferencia correspondiente.

Las órdenes en Borrador no se cancelan: simplemente las eliminas con el botón de basurero.

6. Anular una recepción

Si registraste una recepción por error, puedes anularla: revierte el inventario, los asientos contables y, cuando la recepción tuvo un Comprobante de Compras Electrónico auto-emitido, emite automáticamente una Nota de Crédito Electrónica referenciando ese comprobante. El botón Anular recepción aparece en el detalle de la compra (requiere el permiso purchases:cancel) cuando se cumplen todas estas condiciones:

• Es la última recepción no anulada de la compra. Si hay recepciones más recientes, anula primero la más reciente.
• La recepción cae dentro de un período fiscal abierto. Si el período ya se cerró, registra un ajuste de inventario con fecha actual en lugar de anular.
• No hay factura del proveedor registrada para la compra. Si ya la registraste, anula primero la factura.
• El procesamiento de inventario de la recepción original ya terminó.

En la página de confirmación:

1. Escribe un motivo obligatorio (entre 10 y 500 caracteres). Queda en el historial.
2. Emitir Nota de Crédito Electrónica - cuando la recepción tiene un comprobante electrónico asociado, esta opción queda activada y bloqueada: la regulación obliga a generar la nota. Cuando no hay comprobante electrónico, la opción es opcional y viene apagada por defecto.
3. Confirma.

Qué pasa al anular:

• El inventario se devuelve a la sección original (queda como una salida en el historial de movimientos). Si entre la recepción y la anulación hubo ventas que consumieron ese stock, el balance puede quedar negativo - aparecerá en los reportes de stock para que lo regularices.
• El asiento contable original se reversa con un asiento opuesto: los libros quedan como estaban antes de la recepción.
• Si se emite la Nota de Crédito Electrónica, queda visible en la bandeja de comprobantes con su propio número y se envía al regulador por los canales habituales.

Reglas reguladoras (DGII) que el sistema aplica automáticamente al emitir la nota:

• La nota referencia al comprobante original por número y fecha (<NCFModificado> y <FechaNCFModificado>).
• El motivo de modificación se reporta como "1: Anula el NCF modificado" - la codificación oficial para una anulación total.
• Indicador de rebaja de ITBIS: si pasaron más de 30 días calendario desde la emisión del comprobante original, la nota se emite indicando que NO rebaja el ITBIS Crédito Fiscal; dentro de los 30 días sí lo rebaja. El sistema aplica esta ventana automáticamente y te muestra el valor que saldrá emitido. Esta regla la define la DGII (ver portal DGII).

"Nota de Crédito Electrónica" es el término que verás en el panel y el que usa tu contador. Los nombres de elementos del XML (<NCFModificado>, <CodigoModificacion>) son vocabulario público del regulador y aparecen igual en el portal de la DGII.

Resultado esperado

• Cada compra al proveedor está documentada de extremo a extremo: borrador → (envío opcional) → recepciones → factura.
• El stock de cada producto crece exactamente con lo que recibiste, no con lo que pediste.
• El costo promedio del producto refleja las compras reales, no las teóricas.
• Tu equipo de contabilidad puede capturar la factura del proveedor con un par de clics, vinculada a la OC.
• Una recepción registrada por error se puede deshacer (anular) con su efecto en inventario, contabilidad y comprobantes.

Errores comunes

• La cantidad supera el pendiente - estás intentando recibir más de lo que falta para esa línea. Ajusta la cantidad o revisa si ya recibiste antes.
• Selecciona una sección destino - no puedes recibir sin decirle a Mosce ERP dónde guardar la mercancía. El error se limpia en cuanto eliges la sección.
• No aparece el botón Recibir - ya está completamente recibida o cancelada. (Recibir sí está disponible en Borrador: no hace falta enviar primero.)
• Falta el correo del proveedor (al enviar) - agrega un correo en la ficha del proveedor antes de enviar la orden.
• Integración de correo no configurada (al enviar) - configura el proveedor de correo en Ajustes › Integraciones.
• Espera para reenviar - hay un período de 1 hora entre envíos; el botón muestra la cuenta regresiva.
• Recibí mercancía y el stock no aparece - el procesamiento ocurre en segundo plano; espera unos segundos. Si pasa más de un minuto, revisa Inventario → Movimientos filtrando por el producto y, si hace falta, contacta soporte.
• Cancelé la orden pero el stock recibido sigue ahí - es el comportamiento esperado. Para deshacer una recepción usa Anular recepción; para devolver al proveedor, haz un ajuste o transferencia.
• No aparece "Anular recepción" - revisa las condiciones: debe ser la última recepción no anulada, el período fiscal debe estar abierto y no debe haber factura del proveedor registrada.

Relacionados

• Costos, márgenes y precios - costo congelado por orden, costo promedio ponderado y precio sugerido.
• Productos - costo, impuestos, lotes, series y variantes.
• Inventario y stock
• Almacenes
• Proveedores
• Facturas de proveedor
• Pagos a proveedor
• Usuarios, roles y permisos - permisos de compras separados.
• ITBIS y otros impuestos - retenciones de ITBIS e ISR en compras.
• Reportes DGII - Formato 606 e IR-17 con las retenciones del período.