Cotizaciones

Las cotizaciones te permiten enviar una propuesta formal al cliente con precios y condiciones, y convertirla en un pedido en un solo clic cuando la acepta.

Tiempo de lectura: ~6 min

Cuándo usar esto

Crea una cotización cuando el cliente todavía está decidiendo y aún no quieres comprometer inventario ni emitir factura. Una cotización no descuenta stock, no genera e-CF y no aparece en reportes de ventas hasta que se acepta y se convierte en pedido.

Casos típicos:

• Cliente pide presupuesto por email o teléfono.
• Vendedor en calle prepara una propuesta antes de cerrar.
• Servicio profesional con varios escenarios de precio.
• Cliente corporativo que requiere aprobación interna.

Antes de empezar

• Verifica que el cliente exista en Operaciones → Clientes, o prepara los datos para crearlo al vuelo.
• Asegúrate de que tus productos y servicios estén cargados con precio y tasa de impuesto correctos.
• Si trabajas con agentes de ventas, configúralos en Operaciones → Agentes de ventas para asignar comisiones.
• Permisos requeridos: quotations:create para crear, quotations:manage para enviar, aceptar, rechazar y convertir.

Paso a paso

1. Abre la pantalla de cotizaciones. Ve a Operaciones → Cotizaciones y pulsa Nueva cotización.

2. Completa los datos del encabezado. En el panel izquierdo selecciona el cliente, el agente de ventas (opcional) y la fecha Válida hasta. La fecha debe estar en el futuro: si la dejas vacía, la cotización no expirará automáticamente.

3. Agrega los ítems. Pulsa Agregar ítem y elige el tipo:

   • Producto: selecciona del catálogo. El precio, impuesto y descripción se cargan automáticamente.
   • Servicio: escribe la descripción y el precio manualmente.

   Para cada línea ajusta cantidad, precio unitario, descuento (%) e impuesto (%). El subtotal, ITBIS y total se recalculan en vivo en el panel de totales.

   Editar varios productos a la vez: cuando la cotización tiene muchas líneas, pulsa Editar en lote para abrir un modal con pestañas - Cantidades, Descuentos, Precios y Márgenes - y ajustar todas las líneas de una sola pasada. En la pestaña Márgenes puedes fijar el margen y dejar que el precio se calcule (precio = costo × (1 + margen/100)), o fijar el precio y ver el margen real resultante. Los cambios se aplican al confirmar el modal y se guardan al guardar la cotización. Ver Costos, márgenes y precios.

   Cliente de Régimen Especial (E44): si el cliente seleccionado tiene como comprobante por defecto el de Régimen Especial (E44), la cotización se ajusta automáticamente igual que un pedido: todas las líneas quedan exentas de ITBIS (ITBIS total en RD$0) y el precio unitario se recalcula desde el costo con el margen alternativo del cliente (precio = costo × (1 + margen/100); un margen por línea tiene prioridad; sin costo se usa el precio de venta normal, nunca RD$0). Si cambias el cliente, las líneas se recalculan en vivo: entran a exento + precio desde costo, o vuelven al precio de venta normal con su ITBIS. Un precio editado a mano se respeta hasta que cambie el producto o el cliente. Al convertir la cotización en pedido y facturar, el comprobante queda definido por el cliente. Ver Régimen Especial (E44).

4. Agrega notas y términos. En Notas públicas escribe lo que verá el cliente en el PDF. En Términos y condiciones documenta validez del precio, condiciones de pago, garantías o cualquier cláusula relevante.

5. Guarda como borrador. Pulsa Crear cotización. La cotización queda en estado Borrador: editable, sin enviar, no consume nada del sistema.

6. Envía la cotización. Desde el detalle, pulsa Enviar. El estado cambia a Enviada y se habilita la descarga del PDF profesional con tu logo y datos fiscales. Comparte el PDF con el cliente por el medio que prefieras.

7. Registra la respuesta del cliente. Cuando el cliente decida:

   • Aceptar: pulsa Aceptar. Estado pasa a Aceptada.
   • Rechazar: pulsa Rechazar y opcionalmente escribe el motivo (queda guardado en el historial).

8. Convierte la cotización aceptada en pedido. Desde una cotización Aceptada, pulsa Convertir a pedido. Se crea un pedido en estado Borrador con los mismos ítems, cliente, agente y descuentos.

9. Continúa con el pedido. El pedido queda listo para confirmar, facturar y cobrar. Desde la cotización podrás siempre regresar al pedido generado con el botón Ver pedido.

Resultado esperado

• La cotización tiene un número correlativo único (por ejemplo COT-000123) y aparece en el listado con su estado.
• El cliente recibe un PDF con tu marca, datos fiscales, ítems, totales y términos.
• Al convertirla, se crea un pedido enlazado y la cotización queda marcada como Aceptada con referencia al pedido generado.
• El stock no se ve afectado hasta que el pedido se confirme o facture.

Estados y transiciones

Una cotización Enviada que pasa de su fecha Válida hasta se marca automáticamente como Vencida por un proceso interno que corre periódicamente. Para reactivarla, duplícala y envíala de nuevo.

Errores comunes

Relacionados

• Pedidos
• Facturas
• Clientes
• Agentes de ventas
• ITBIS y otros impuestos - Régimen Especial (E44) y la exención automática.