Caja registradora

La caja registradora controla los flujos de efectivo y otros métodos de pago durante un turno. Cada sesión tiene un monto de apertura, registra todas las ventas y movimientos manuales, y se cierra con conciliación contra el efectivo contado físicamente.

Tiempo de lectura: ~7 min

Cuándo usar esto

Toda venta cobrada en efectivo, tarjeta, transferencia o cheque desde el POS o como pago de un pedido debe pasar por una caja. La caja te permite:

• Llevar control del efectivo en gaveta por turno.
• Registrar entradas/salidas manuales (gastos menores, retiros, fondos adicionales).
• Cerrar con arqueo y detectar diferencias (sobrantes/faltantes).
• Generar reporte Z (resumen del turno) en PDF.
• Producir asiento contable del cierre si tienes módulo de Contabilidad activo.

Una caja registradora puede ser un drawer físico, una caja virtual (transferencias online) o cualquier punto de cobro que quieras separar contablemente.

Antes de empezar

• Crea al menos una caja registradora en Operaciones → Caja registradora.
• Verifica que tu rol tenga cash_registers:manage (para crear cajas) y cash_sessions:open / cash_sessions:close para operar.
• Solo puede haber una sesión abierta a la vez por caja (lo enforza la base de datos).
• Si tienes módulo de Contabilidad, define las cuentas de efectivo en Contabilidad → Plan de cuentas antes de cerrar tu primera sesión.

Crear una caja registradora

1. Ve a Operaciones → Caja registradora.
2. Pulsa Nueva caja.
3. Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo "Caja principal", "Caja farmacia 2", "Cobros online").
4. Pulsa Crear.

Para renombrar o eliminar una caja usa el menú "..." en la tarjeta. No puedes eliminar una caja con sesión abierta.

Paso a paso: ciclo de un turno

1. Abrir sesión

1. En la tarjeta de la caja pulsa Abrir sesión, o entra al POS y elige la caja en el diálogo de apertura.
2. Indica el monto de apertura (efectivo en gaveta al iniciar el turno, en pesos).
3. Agrega notas si quieres documentar algo (ej. "Turno mañana, cajero Juan").
4. Pulsa Abrir sesión.

La sesión recibe un código único (SES-YYYYMMDDHHmm-N) y queda Abierta. A partir de aquí, todas las ventas y pagos vinculados a esta caja se acumulan en la sesión.

2. Operar durante el turno

Mientras la sesión está abierta, automáticamente se registran:

• Pagos automáticos: cobros y reembolsos de pedidos/POS asignados a la caja. Aparecen en la pestaña Pagos automáticos del detalle de sesión.
• Movimientos manuales: entradas y salidas que registras a mano (ver paso 3).

Puedes ir a Caja registradora → [tu caja] → Ver sesión activa en cualquier momento para ver el resumen y el detalle.

3. Registrar entradas/salidas manuales

Para gastos menores, fondos adicionales o retiros parciales, pulsa Registrar movimiento en el detalle de la sesión:

1. Tipo: Ingreso (entra dinero a la caja) o Egreso (sale dinero).
2. Método: Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque, Nota de Crédito u Otro.
3. Monto y descripción (obligatoria, ej. "Compra de papel térmico", "Retiro parcial al banco", "Refuerzo de fondo").
4. Pulsa Registrar.

El movimiento queda en la pestaña Movimientos manuales, separado de los pagos automáticos para mantener el rastro claro.

4. Consultar el resumen en vivo

En la pestaña Resumen verás durante el turno:

• Apertura: monto inicial declarado.
• Total entradas / Total salidas por método de pago.
• Neto por método.
• Saldo esperado de efectivo: apertura + entradas en efectivo − salidas en efectivo.
• Órdenes asociadas a la sesión.

5. Cerrar la sesión (arqueo)

Cuando termina el turno:

1. Cuenta físicamente el efectivo en gaveta.
2. Pulsa Cerrar sesión en la sesión activa.
3. El diálogo muestra el Saldo esperado calculado por el sistema.
4. Indica el Efectivo declarado (lo que contaste).
5. El sistema calcula la Diferencia estimada en vivo:
   • Cero: cuadre perfecto.
   • Positivo (sobrante): hay más efectivo del esperado.
   • Negativo (faltante): falta efectivo respecto al esperado.
6. Agrega notas explicando la diferencia si la hay.
7. Pulsa Cerrar sesión.

La sesión queda Cerrada con closedAt, declaredClosingAmount y varianceAmount registrados. Ya no puedes agregar movimientos.

6. Descargar el reporte Z (PDF)

Desde el detalle de una sesión cerrada (o abierta) pulsa Descargar PDF. El reporte incluye:

• Encabezado con caja, código de sesión, fecha de apertura/cierre, responsable.
• Operaciones (pagos automáticos y movimientos manuales) listadas cronológicamente.
• Resumen por método de pago.
• Apertura, declarado, esperado y diferencia.

Este reporte sirve como reporte Z para entrega de turno y auditoría.

7. Asiento contable automático

Si el módulo de Contabilidad está activo, al cerrar la sesión se genera un asiento que mueve el efectivo de la cuenta de caja a la cuenta correspondiente, registrando la diferencia en una cuenta de sobrantes/faltantes. Verifica los mapeos en Contabilidad → Configuración antes del primer cierre.

Estados y reglas

Reglas clave:

• Una caja solo puede tener una sesión abierta a la vez.
• No puedes eliminar una caja con sesión abierta - ciérrala primero.
• Una sesión cerrada es inmutable.
• Cualquier usuario con permiso cash_sessions:close puede cerrar la sesión, no solo el que la abrió.

Errores comunes

Relacionados

• Punto de venta (POS)
• Pedidos
• Facturas