Caja registradora

La caja registradora controla los flujos de efectivo y otros métodos de pago durante un turno. Cada sesión tiene un monto de apertura, registra todas las ventas y movimientos manuales, y se cierra con conciliación contra el efectivo contado físicamente.

Tiempo de lectura: ~7 min

Cuándo usar esto

Toda venta cobrada en efectivo, tarjeta, transferencia o cheque desde el POS o como pago de un pedido debe pasar por una caja. La caja te permite:

• Llevar control del efectivo en gaveta por turno.
• Registrar entradas/salidas manuales (gastos menores, retiros, fondos adicionales).
• Cerrar con arqueo y detectar diferencias (sobrantes/faltantes).
• Generar reporte Z (resumen del turno) en PDF.
• Producir asiento contable del cierre si tienes módulo de Contabilidad activo.

Una caja registradora puede ser un drawer físico, una caja virtual (transferencias online) o cualquier punto de cobro que quieras separar contablemente.

Antes de empezar

• Crea al menos una caja registradora en Operaciones → Caja registradora.
• Verifica los permisos de tu rol: cash-register:manage para crear y editar cajas, cash-register:read para verlas, y cash-session:open, cash-session:close, cash-session:read y cash-session:record_payment para operar el turno. Para cobrar los documentos que llegan a caja hace falta además invoices:pay.
• El rol Cajero de fábrica ya trae todo lo anterior. Un cajero recién creado puede abrir su turno, vender, cobrar, registrar movimientos y cerrar, sin que le configures nada. Lo que no trae de fábrica es anular un pago ya asentado (payments:void) ni aplicar una nota de crédito como forma de pago (invoices:apply-credit-note). Ver Permisos de caja y punto de venta.
• Solo puede haber una sesión abierta a la vez por caja. Una caja no se puede abrir dos veces.
• Si tienes módulo de Contabilidad, define las cuentas de efectivo en Contabilidad → Plan de cuentas antes de cerrar tu primera sesión, y asegúrate de tener un período contable abierto: sin él, la caja no puede cobrar.

Crear una caja registradora

1. Ve a Operaciones → Caja registradora.
2. Pulsa Nueva caja.
3. Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo "Caja principal", "Caja farmacia 2", "Cobros online").
4. Pulsa Crear.

Para renombrar o eliminar una caja usa el menú "..." en la tarjeta. No puedes eliminar una caja con sesión abierta.

Paso a paso: ciclo de un turno

1. Abrir sesión

1. En la tarjeta de la caja pulsa Abrir sesión, o entra al POS y elige la caja en el diálogo de apertura.
2. Indica el monto de apertura (efectivo en gaveta al iniciar el turno, en pesos).
3. Agrega notas si quieres documentar algo (ej. "Turno mañana, cajero Juan").
4. Pulsa Abrir sesión.

La sesión recibe un código único (SES-YYYYMMDDHHmm-N) y queda Abierta. A partir de aquí, todas las ventas y pagos vinculados a esta caja se acumulan en la sesión.

2. Operar durante el turno

Mientras la sesión está abierta, automáticamente se registran:

• Pagos automáticos: cobros y reembolsos de pedidos/POS asignados a la caja. Aparecen en la pestaña Pagos automáticos del detalle de sesión.
• Movimientos manuales: entradas y salidas que registras a mano (ver paso 3).

Puedes ir a Caja registradora → [tu caja] → Ver sesión activa en cualquier momento para ver el resumen y el detalle.

3. Registrar entradas/salidas manuales

Para gastos menores, fondos adicionales o retiros parciales, pulsa Registrar movimiento en el detalle de la sesión:

1. Tipo: Ingreso (entra dinero a la caja) o Egreso (sale dinero).
2. Método: Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque o Nota de Crédito. El método "Otro" ya no existe: no describía nada ni tenía tratamiento contable.
3. Monto y descripción (obligatoria, ej. "Compra de papel térmico", "Retiro parcial al banco", "Refuerzo de fondo").
4. Pulsa Registrar.

El movimiento queda en la pestaña Movimientos manuales, separado de los pagos automáticos para mantener el rastro claro.

4. Consultar el resumen en vivo

En la pestaña Resumen verás durante el turno:

• Apertura: monto inicial declarado.
• Total entradas / Total salidas por método de pago.
• Neto por método.
• Saldo esperado de efectivo: apertura + entradas en efectivo − salidas en efectivo.
• Órdenes asociadas a la sesión.

Qué cuenta y qué no cuenta en el cuadre

• Cuenta el dinero por el método con el que se cobró. Una venta a contado cobrada con tarjeta no suma efectivo en la gaveta: suma tarjeta. Antes toda venta a contado se asumía cobrada en efectivo y el arqueo nunca daba.
• Un pago anulado deja de contar. Anular un pago no lo borra: queda visible y marcado como anulado, pero su monto sale del cuadre del turno, de los reportes y del estado de cuenta del cliente. Anular un cobro ya asentado requiere el permiso payments:void, que el rol Cajero no trae de fábrica.
• Una devolución en efectivo con el turno abierto cuenta como salida. Aparece en el cuadre, así que el arqueo del cierre coincide con lo que hay en la gaveta. Ver Devoluciones y reembolsos.
• Un anticipo cobrado en efectivo cuenta como entrada. El dinero entra físicamente en la gaveta, así que suma al arqueo del turno igual que cualquier otro cobro en efectivo. Un anticipo por transferencia, tarjeta o cheque no pide caja y no pasa por el cuadre de este turno. Ver Registrar un anticipo.
• Una venta cobrada fuera de la caja deja de estar pendiente. Si alguien la cobró desde el panel de administración, desaparece de la lista de pendientes del cajero en cuanto queda saldada.

Cobrar en la caja

Además de las ventas de mostrador, en la caja se cobran los documentos pendientes que llegan a ella. Puedes cobrar abonos: no hace falta cobrar el total de la factura, se registra lo que el cliente entregue y el documento refleja lo que queda. Los métodos, el pago dividido y el cobro con nota de crédito están en Cobros y métodos de pago.

Con contabilidad activa hace falta un período contable abierto. Si el período de la fecha está cerrado, la caja no cobra. No es un error del sistema: sin período abierto no se puede mover dinero en los libros. Ábrelo en Contabilidad → Períodos fiscales antes de empezar el turno.

5. Cerrar la sesión (arqueo)

Cuando termina el turno:

1. Cuenta físicamente el efectivo en gaveta.
2. Pulsa Cerrar sesión en la sesión activa.
3. El diálogo muestra el Saldo esperado calculado por el sistema.
4. Indica el Efectivo declarado (lo que contaste).
5. El sistema calcula la Diferencia estimada en vivo:
   • Cero: cuadre perfecto.
   • Positivo (sobrante): hay más efectivo del esperado.
   • Negativo (faltante): falta efectivo respecto al esperado.
6. Agrega notas explicando la diferencia si la hay.
7. Pulsa Cerrar sesión.

La sesión queda Cerrada con closedAt, declaredClosingAmount y varianceAmount registrados. Ya no puedes agregar movimientos.

6. Descargar el reporte Z (PDF)

Desde el detalle de una sesión cerrada (o abierta) pulsa Descargar PDF. El reporte incluye:

• Encabezado con caja, código de sesión, fecha de apertura/cierre, responsable.
• Operaciones (pagos automáticos y movimientos manuales) listadas cronológicamente.
• Resumen por método de pago.
• Apertura, declarado, esperado y diferencia.

Este reporte sirve como reporte Z para entrega de turno y auditoría.

7. Asiento contable automático

Si el módulo de Contabilidad está activo, al cerrar la sesión se genera un asiento que mueve el efectivo de la cuenta de caja a la cuenta correspondiente, registrando la diferencia en una cuenta de sobrantes/faltantes. Verifica los mapeos en Contabilidad → Configuración antes del primer cierre.

Cuadrar el turno de verdad

El cierre no compara un solo número. Cuadra los cuatro métodos: efectivo, tarjeta, transferencia y cheque. Tarjeta y transferencia se contrastan con el lote del datáfono y con el banco, no solo con el dinero de la gaveta.

Se cuenta una vez por turno, no una vez por tipo de venta. La gaveta y el lote del datáfono no están separados por tipo de venta, así que pedir un conteo por cada uno sería pedir algo que no se puede hacer.

Un método sin movimientos no pide conteo. Aparece desactivado y cierra en cero, sin hacerte teclear nada.

Desglose por denominación

Puedes anotar cuántos billetes de cada valor y cuántas monedas hay, y el total se calcula solo. Es opcional: quien prefiera declarar el total sin desglose puede seguir haciéndolo.

Sirve para saber dónde está un descuadre, no solo que lo hay. Un faltante de 2.000 se busca distinto si son cuatro billetes de 500 que si es un desajuste repartido en monedas.

Contar a ciegas

Ver el monto esperado antes de contar es un permiso aparte (cash-register:view-close-amounts). Quien no lo tiene cuenta a ciegas: declara lo que hay y no ve lo que el sistema esperaba.

Esto es lo que hace real el cuadre. A primera vista parece que se le esconde información al cajero, y conviene decirlo con claridad: lo que se oculta es lo que el sistema espera, nunca lo que la persona contó. Si el esperado está a la vista, nadie declara un número distinto al que tiene delante, y entonces el cuadre siempre cuadra y no mide nada.

Autorización de un segundo usuario

Se activa desde los ajustes de la empresa y viene apagada de fábrica. Encendida, ni el cierre del turno ni un retiro de gaveta se completan sin que alguien con el permiso cash-register:authorize-close lo apruebe. Queda registrado quién autorizó y cuándo.

Antes de activarla, cuenta con que hará falta alguien disponible al cierre. Un cajero solo en el local no podrá cerrar hasta que alguien apruebe. Es exactamente lo que la función hace, pero hay que saberlo al encenderla y no descubrirlo a las diez de la noche.

Nadie puede autorizarse a sí mismo, ni aun teniendo el permiso. Si la misma persona pudiera aprobar su propio cierre, la autorización no sería un control, sería un clic más.

Estados y reglas

Reglas clave:

• Una caja solo puede tener una sesión abierta a la vez.
• No puedes eliminar una caja con sesión abierta - ciérrala primero.
• Una sesión cerrada es inmutable.
• Cualquier usuario con permiso cash-session:close puede cerrar la sesión, no solo el que la abrió.
• Un pago anulado sigue visible en el historial pero no suma en ningún total del turno.

Errores comunes

Relacionados

• Punto de venta (POS)
• Pedidos
• Facturas
• Cobros y métodos de pago
• Devoluciones y reembolsos
• Usuarios, roles y permisos