Cobros y métodos de pago

Cobrar en Mosce ERP responde a dos preguntas distintas: cuándo te pagan (término de pago) y con qué te pagan (método de pago). Este artículo separa las dos, explica dónde acaba el dinero según el método, y cubre el pago dividido, los abonos, el cobro con nota de crédito, el cobro con saldo a favor del cliente, el cobro con retención de terceros y la anulación de un pago ya registrado.

Tiempo de lectura: ~10 min

Cuándo usar esto

• Vas a cobrar una factura y no sabes qué método elegir ni qué implica cada uno.
• Quieres dividir un cobro entre efectivo y tarjeta.
• El cliente tiene una nota de crédito y quieres usarla para pagar.
• Tu cliente retuvo ITBIS y/o ISR al pagarte y necesitas registrarlo.
• Registraste un cobro mal y necesitas deshacerlo dejando rastro.
• Tu caja no te deja cobrar y quieres saber por qué.

Antes de empezar

• Permisos, según la acción:
  • invoices:pay para registrar un cobro y para asignar un documento al turno de caja.
  • invoices:apply-credit-note para pagar aplicando una nota de crédito del cliente.
  • invoices:apply-customer-credit para pagar aplicando el saldo a favor del cliente. Es un permiso distinto del de aplicar nota de crédito: son dinero distinto, con orígenes distintos.
  • payments:void para anular un cobro ya asentado. Es un permiso distinto del de cobrar.
  • cash-session:open, cash-session:close y cash-session:record_payment para operar el turno de caja.
• Si vas a cobrar en efectivo, necesitas un turno de caja abierto.
• Si tu negocio tiene contabilidad activa, necesitas un período contable abierto en la fecha del cobro. No es un error: sin período abierto no se puede mover dinero en los libros y la caja no cobra.

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Término de pago no es lo mismo que método de pago

Es la confusión más frecuente y conviene resolverla de entrada.

Son independientes. Una venta a contado se puede cobrar con tarjeta, y una venta a crédito se puede cobrar en efectivo cuando el cliente venga a pagar. El plazo no limita el método, y el método no cambia el plazo.

Una venta a contado ya no se asume cobrada en efectivo. Antes, facturar a contado registraba el dinero como efectivo en caja aunque después se cobrara con tarjeta o transferencia, así que la caja mostraba un efectivo que en realidad estaba en el banco y el cuadre del turno nunca daba. Ahora el método que eliges al cobrar es el que decide dónde entra el dinero.

Por eso "Crédito" ya no aparece como método de pago: nunca fue un método, es un término de pago, y lo sigues eligiendo al facturar el pedido.

Los métodos disponibles

"Otro" desapareció como método. No describía nada y no tenía tratamiento contable: un cobro registrado como "Otro" no se sabía si estaba en la gaveta o en el banco. Si estabas usando "Otro" para algo concreto, el método que corresponda ahora es transferencia o cheque, según el caso.

Pago dividido

Puedes cobrar una misma venta con varios métodos a la vez. Pulsa Agregar método y reparte el total: la barra inferior muestra Pagado y Restante, y el botón de cobrar se habilita cuando Restante = 0.

Reglas del reparto:

• El efectivo va en una sola línea. No se puede partir en dos: una venta tiene un solo efectivo recibido y un solo cambio a devolver. Es lo que ocurre en el mostrador.
• Los demás métodos sí se repiten. Dos tarjetas distintas, dos transferencias o dos notas de crédito en la misma venta son válidas.
• El cambio solo sale del efectivo. Si el cliente entrega de más en efectivo, la diferencia es cambio; si el exceso viene de otro método, la venta no se cobra hasta que ajustes los montos.

Cobrar abonos

No hace falta cobrar el total de una factura de una sola vez. En la caja y desde el pedido puedes registrar lo que el cliente entregue, y el documento refleja lo que queda pendiente:

• El estado avanza a Parcial mientras quede saldo, y a Pagado cuando se cubre todo.
• Cada abono queda registrado con su método, su fecha y su responsable.
• Puedes combinar: un abono en efectivo hoy y el resto por transferencia la semana que viene.

Pagar con nota de crédito

Una nota de crédito es un comprobante fiscal electrónico que deja saldo a favor del cliente. Ese saldo se puede usar para pagar otra compra, entera o en parte.

Cómo se aplica

1. En el diálogo de cobro, elige el método Nota de crédito.
2. Aparece la lista de notas del cliente con el saldo real disponible de cada una. Elige cuál usar.
3. Indica cuánto aplicar. Si aplicas menos que el saldo, el resto queda disponible para una compra futura.
4. Confirma. El saldo de la nota baja por el monto aplicado.

Cuando una nota se agota por completo, pasa sola al estado Aplicada y deja de ofrecerse.

Por qué a veces el método está deshabilitado

El método aparece en gris con el motivo a la vista cuando:

• No hay cliente seleccionado. Una nota de crédito pertenece a un cliente concreto; sin cliente identificado no se puede aplicar ninguna.
• El cliente no tiene notas con saldo. O nunca tuvo, o ya las consumió.
• La nota está anulada. Una nota anulada no se puede usar, aunque figure en el historial.
• La nota nació de una venta sin cliente. Si la venta original fue de mostrador sin identificar al cliente, la nota no es atribuible a nadie y no la puede usar nadie.

Solo la puede usar el mismo cliente. El saldo de una nota de crédito no es transferible: no se puede aplicar a la compra de otra persona.

Si tu negocio no tiene la facturación electrónica activa, no hay notas de crédito que aplicar, porque una nota de crédito es un comprobante fiscal electrónico ante la DGII. Consulta la documentación oficial sobre e-CF de la DGII.

Pagar con saldo a favor del cliente

El saldo a favor es dinero que el negocio ya le debe al cliente - nace, por ejemplo, de una devolución que se dejó a su favor en vez de devolverla en efectivo, o de un anticipo que el cliente entregó antes de comprar. Ver Devoluciones y reembolsos y Clientes.

Cómo se aplica

1. En el diálogo de cobro, elige el método Saldo a favor.
2. Mosce ERP toma el saldo disponible del cliente del origen más antiguo al más nuevo, automáticamente, y un mismo cobro puede tomar de varios orígenes a la vez. No eliges de cuál sale: es lo que evita que un saldo viejo quede olvidado.
3. Si el saldo no llega al importe indicado, la aplicación no aplica nada. Te dice cuánto hay disponible para que ajustes el importe. No existe el cobro a medias con saldo a favor.
4. Puedes combinar el saldo a favor con otros métodos en el mismo cobro: una parte con saldo y el resto en efectivo o tarjeta.

Tres distinciones que conviene tener claras

• No es un cobro. No entra dinero, no se toca el cajón y el arqueo del turno no cambia. Lo que ocurre es que el negocio deja de deber ese importe al cliente y el cliente deja de deberlo por la venta.
• No es una nota de crédito. Distinto significado fiscal y distinta contabilidad. Cobrar con saldo a favor no emite ni modifica ningún comprobante fiscal: la factura se liquida igual que con cualquier otro método. Son dinero distinto, con orígenes distintos, y por eso requieren permisos distintos (invoices:apply-customer-credit frente a invoices:apply-credit-note): que un rol pueda liquidar facturas contra las notas de crédito que el negocio emitió no significa que pueda gastar los anticipos y devoluciones que quedaron a favor de los clientes.
• No amplía el límite de crédito. Gastar el saldo reduce lo que el cliente debe; el límite que el negocio le autorizó sigue siendo el mismo. Ver Clientes.

Por qué a veces el método está deshabilitado

• No hay cliente seleccionado. El saldo a favor pertenece a un cliente concreto; sin cliente identificado no hay nada que aplicar.
• Una venta sin cliente asignado no admite este método, por la misma razón que no puede generar saldo a favor.
• El cliente no tiene saldo a favor disponible.

Anular el cobro devuelve el saldo. Si anulas un pago que usó saldo a favor, el saldo vuelve a los mismos orígenes de los que salió, por el mismo importe. El historial del cliente conserva tanto la salida como su devolución.

Cobrar con retención de terceros

Algunos clientes - sobre todo empresas del sector formal y entidades gubernamentales - están designados por la DGII como agentes de retención: al pagarte, retienen una parte del ITBIS y/o del ISR de la factura y la declaran ellos mismos a la DGII a tu nombre, en vez de entregártela en efectivo, tarjeta o transferencia. Ver Retenciones cuando vendes.

No es un descuento y no es una deuda incobrable. Es impuesto que ya pagaste por adelantado, a tu nombre, y se acredita en tu declaración. Tratarlo como dinero perdido hace que dejes de reclamar ese crédito fiscal.

Cómo se aplica

1. En el diálogo de cobro, elige el método Retención de terceros.
2. Mosce ERP te sugiere cuánto debería retener el cliente, calculado con la norma vigente para ese cliente y ese tipo de venta - no tienes que calcular la tasa tú mismo.
3. Compara la sugerencia con el comprobante de retención que el cliente te entregó, y corrige el monto a mano si no coincide. El sistema avisa cuando lo que escribes difiere de la sugerencia, pero no bloquea el cobro por eso: manda lo que diga el comprobante que el cliente entregó.
4. Indica la fecha de retención. El selector solo admite fechas entre la fecha de la factura y hoy: no puede ser anterior a la factura ni una fecha futura.
5. Confirma. La factura queda saldada por la parte retenida, igual que si hubiera entrado dinero.

Por qué a veces el método está deshabilitado

El método aparece en gris con el motivo a la vista cuando:

• El cliente no tiene RNC. Solo puede actuar como agente de retención un cliente identificado con RNC - una venta de mostrador sin identificar al cliente no puede retener.
• Al cliente le falta el tipo de contribuyente en su ficha. Tiene RNC, pero Mosce ERP necesita ese dato para calcular la tasa que corresponde. Complétalo en la ficha del cliente.
• No hay una tasa de retención configurada para lo que le vendes a ese cliente. Consulta con un administrador de la plataforma.

Dónde se ve lo retenido

Cuando una factura tiene una retención así, tanto la factura como el pedido que la originó muestran un total Retenido por el cliente, aparte del total Pagado - es lo que explica por qué la caja recibió menos dinero del que la factura vale: esa porción nunca se cobró en efectivo ni en ningún otro medio, quedó retenida por el cliente. El listado de pagos de cada pantalla también muestra, junto al pago con este método, el ITBIS retenido, el ISR retenido y la fecha de retención que registraste.

La tasa que se sugiere se mantiene al día. No está clavada en la aplicación: si la norma cambia, el cambio solo afecta a las retenciones que registres de ahí en adelante. Una retención registrada hace tiempo conserva la tasa y la base legal que regían el día en que se guardó, y se sigue leyendo así para siempre.

Quién cobró, aparte de quién vendió

En un negocio con cartera, quien cierra la venta y quien sale a cobrarla suelen ser dos personas distintas. Al registrar un pago aparece el campo Cobrado por, con los agentes de venta del negocio, para que ese segundo trabajo quede atribuido.

El campo solo aparece si tienes agentes de venta registrados. Si no trabajas con agentes, no lo verás y no tienes que hacer nada.

Dejarlo en blanco no significa "sin cobrador". Significa que el cobro se atribuye al agente de la venta, que es el caso normal: el vendedor cobrando lo suyo. Solo tienes que elegir a alguien cuando el cobro lo hizo otra persona.

Es solo atribución. No genera ni modifica comisiones: esas se siguen calculando sobre la factura, con las reglas de Comisiones. Elegir a un cobrador distinto no le crea una comisión a esa persona.

Los pagos anteriores a esta función no tienen cobrador. No se rellenaron hacia atrás, y no es un olvido: ese dato nunca se capturó cuando se registraron, así que inventarlo sería peor que dejarlo vacío.

Un mismo agente puede figurar como vendedor de una operación, como cobrador de otra, o como ambos en la misma. Ver Agentes de ventas.

Anular un pago

Anular un pago no lo borra: lo marca como anulado y deja el rastro de quién lo anuló y cuándo. Lo que cambia es que ese dinero deja de contar:

• No suma en el cuadre del turno de caja.
• No suma en los reportes de cobros.
• No suma en el estado de cuenta del cliente, que vuelve a reflejar el saldo pendiente real.
• El documento vuelve a quedar por cobrar por ese monto.
• Si el pago usó saldo a favor del cliente, ese saldo vuelve a estar disponible en sus orígenes originales.

Quién puede anular un pago

Anular un cobro ya asentado requiere el permiso payments:void, que es distinto del permiso de cobrar (invoices:pay).

La razón es de control interno, no técnica: registrar un cobro es trabajo de mostrador; deshacer un cobro ya asentado reabre el saldo del documento y afecta al cuadre del turno. Por eso de fábrica lo llevan los roles Administrador y Gerente, y el Cajero no. Si necesitas que un cajero pueda anular pagos, concédeselo explícitamente desde la pantalla de Roles, sabiendo lo que implica.

Anular un pago no es devolver dinero

• Anular corrige un cobro mal registrado: método equivocado, monto equivocado, cobro duplicado. El documento vuelve a quedar pendiente.
• Devolver le regresa dinero al cliente por mercancía o servicio. El documento pasa a Reembolsada o Parcialmente reembolsada y no queda pendiente. Ver Devoluciones y reembolsos.

Cobros y contabilidad

Si tienes el módulo de contabilidad activo:

• Las ventas del punto de venta se registran en los libros. Antes las ventas de mostrador no generaban ningún asiento, así que un negocio con contabilidad activa tenía los ingresos de su caja fuera de la contabilidad. Ya no.
• El asiento refleja el método real. El dinero entra en la cuenta que corresponde a cómo cobraste: efectivo a la caja, tarjeta y transferencia a la cuenta que tengas configurada.
• Necesitas el período contable abierto. Si el período de la fecha del cobro está cerrado, la caja no cobra. Es intencional: sin período abierto no se puede operar dinero en los libros. Ábrelo en Contabilidad → Períodos fiscales antes de empezar el turno.

Revisa los mapeos de cuentas en Contabilidad → Configuración antes del primer cobro. Ver Configuración contable.

Un cobro con tarjeta genera dos apuntes, no uno. El monto que entra por tarjeta, y por separado el 2% de ITBIS que la procesadora retiene, que se registra como activo, nunca como gasto. El depósito bancario real llega mermado por ese 2% y por la comisión de la procesadora - dos cosas distintas viajando juntas. Cuadrar esa diferencia es trabajo de la conciliación bancaria, no del cobro. Ver Conciliar el depósito de la procesadora de tarjetas.

Resultado esperado

• El documento muestra cada cobro con su método, monto, fecha y responsable, y el saldo pendiente actualizado.
• El cuadre del turno refleja exactamente el efectivo que hay en la gaveta.
• Un pago anulado sigue visible en el historial, marcado como anulado, y no suma en ningún total.
• Con contabilidad activa, cada venta cobrada tiene su asiento.

Errores comunes

Preguntas frecuentes

Cobré una venta desde el panel y sigue apareciendo en la lista de la caja

Ya no ocurre. Una venta cobrada fuera de la caja desaparece de la lista de pendientes del cajero en cuanto queda saldada.

Usé una nota de crédito y sigue apareciendo con todo su saldo

Ya no ocurre: aplicar una nota descuenta su saldo de verdad. Si tienes notas que creías haber usado antes de este cambio, su saldo sigue disponible y lo puedes aplicar ahora.

¿Por qué no puedo elegir de qué origen se descuenta el saldo a favor?

No es una elección: el saldo se consume automáticamente del origen más antiguo al más nuevo. Es la regla que evita que un saldo viejo quede olvidado mientras se gastan los más recientes. Si el cliente tiene varios orígenes de saldo, un mismo cobro puede tomar de más de uno a la vez.

Mi cajero no ve saldo a favor entre los métodos de cobro

Necesita el permiso invoices:apply-customer-credit ("Aplicar Saldo a Favor"), que no viene de fábrica en el rol de Cajero. Concédeselo desde Ajustes › Roles y pídele que vuelva a iniciar sesión. Es un permiso distinto del de aplicar nota de crédito. Ver Usuarios, roles y permisos.

Cobré con dos métodos y la venta falló

El pago dividido funciona. Si te falla, revisa que la suma cuadre con el total y que solo haya una línea de efectivo.

Si falla la confirmación, ¿pierdo lo que llevaba escrito?

No. Cuando una confirmación falla, el diálogo se queda abierto con tus datos: corriges el motivo del fallo y vuelves a confirmar sin rehacer el camino.

Relacionados

• Devoluciones y reembolsos
• Clientes - dónde se ve el saldo a favor de un cliente y cómo afecta su crédito.
• Pedidos
• Facturas
• Punto de venta (POS)
• Caja registradora
• Usuarios, roles y permisos
• Límites de uso por plan
• ITBIS y otros impuestos - retenciones cuando vendes.
• Plan de cuentas - dónde queda el crédito fiscal retenido.
• Reportes DGII - cómo se declara la retención en el 607.
• El ITBIS que retiene la procesadora de tarjetas - el otro tipo de retención, distinto al de un cliente.
• Conciliación bancaria - cuadrar el depósito de la procesadora.