Pedidos

El pedido es el documento operativo central de Mosce ERP: agrupa los ítems que el cliente lleva, calcula totales con impuestos y descuentos, y se factura cuando estás listo para emitir el comprobante fiscal.

Tiempo de lectura: ~8 min

Cuándo usar esto

Crea un pedido cuando ya hay un compromiso de venta: el cliente confirmó que lleva los productos o servicios. Desde un pedido puedes:

• Facturar (emitir comprobante fiscal electrónico y registrar el cobro).
• Registrar pagos parciales para ventas a crédito.
• Emitir reembolsos parciales o totales.
• Imprimir un recibo desde el detalle.

Si el cliente todavía está cotizando, usa primero una cotización y conviértela en pedido cuando acepte.

Antes de empezar

• Revisa que tengas al menos una caja registradora activa si vas a facturar al contado.
• Verifica que tu secuencia de e-CF esté vigente (ver Secuencias de e-CF).
• Confirma que el cliente esté creado con RNC o cédula si vas a facturar con un tipo de comprobante que lo exige - crédito fiscal (E31), gubernamental (E45), o los exentos régimen especial (E44), exportación (E46) y pago al exterior (E47) - o si vas a facturar una Factura de Consumo (E32) de RD$250,000 o más. Ver qué comprobantes lo exigen.
• Permisos según las acciones que harás: orders:create para crear, orders:bill para facturar, orders:void para anular, invoices:pay para cobrar, invoices:refund para devolver y payments:void para anular un cobro ya registrado. Ten en cuenta que cobrar y anular un cobro son dos permisos distintos: ver Cobros y métodos de pago.
• Si tu negocio tiene contabilidad activa, necesitas un período contable abierto en la fecha de la operación para poder cobrar.

Ciclo de vida del pedido

DRAFT (Borrador)
  └─► [Facturar] ──► UNPAID (Por cobrar) ──► [Pago parcial] ──► PARTIAL ──► [Pago final] ──► PAID
                                                  │
                                                  └─► [Cancelar antes de cobrar] ──► CANCELLED
                                                  │
                                                  └─► [Vence sin cobro completo] ──► OVERDUE
                                                                                       │
                                                                                       └─► PAID al cobrar

DRAFT ──► [Cancelar] ──► CANCELLED

PAID / PARTIAL ──► [Devolución parcial] ──► PARCIALMENTE REEMBOLSADA
                │
                └─► [Devolución total] ──► REEMBOLSADA (saldo en cero)

Los estados Reembolsada y Parcialmente reembolsada tienen su propia pestaña en el listado, igual que Cancelados. Ver Devoluciones y reembolsos.

Paso a paso

1. Crear el pedido

1. Abre el formulario. Ve a Operaciones → Pedidos y pulsa Nuevo pedido, o convierte una cotización aceptada con Convertir a pedido.

2. Completa los datos del encabezado. Selecciona el Cliente (obligatorio para emitir crédito fiscal) y el Agente de ventas si aplica.

3. Agrega los ítems. Pulsa Agregar ítem y elige el tipo:

   • Producto: selecciona del catálogo. Si el producto tiene stock por almacén, el sistema mostrará la disponibilidad real.
   • Servicio: escribe descripción libre y precio.

   Por cada línea ajusta cantidad, precio unitario, descuento (%) e ITBIS (%). Los totales se recalculan en vivo.

   Editar varios productos a la vez: pulsa Editar en lote para abrir un modal con pestañas - Cantidades, Descuentos, Precios y Márgenes - y ajustar todas las líneas del pedido de una sola pasada. En la pestaña Márgenes fijas el margen para que el precio se calcule, o fijas el precio y ves el margen real. Los cambios se aplican al confirmar el modal y se guardan al guardar el pedido. Ver Costos, márgenes y precios.

   Sugerencia de último precio a este cliente: cuando ya elegiste un cliente y agregas un producto que ese cliente te ha comprado antes, Mosce ERP te muestra una sugerencia con el último precio que ese cliente pagó por ese producto y la fecha en que lo pagó. Es solo una sugerencia: la aplicas con un clic o la ignoras y sigues con el precio actual; el sistema nunca impone el precio por su cuenta. La sugerencia no aparece en líneas de Régimen Especial (E44), donde el precio lo define el tipo de comprobante (exento, precio desde costo). Esta función está disponible desde el plan STARTER en adelante.

   Cliente de Régimen Especial (E44): si el cliente seleccionado tiene como comprobante por defecto el de Régimen Especial (E44), Mosce ERP ajusta el pedido automáticamente: todas las líneas quedan exentas de ITBIS (ITBIS total en RD$0) y el precio unitario se recalcula desde el costo con el margen alternativo del cliente (precio = costo × (1 + margen/100); un margen por línea tiene prioridad). Si un producto no tiene costo, se usa su precio de venta normal (nunca RD$0). Si cambias el cliente del pedido, las líneas se recalculan en vivo en ambos sentidos: entran a exento + precio desde costo, o vuelven al precio de venta normal con su ITBIS. Un precio que edites a mano se respeta hasta que cambies el producto o el cliente. Ver Régimen Especial (E44).

4. Agrega notas.

   • Notas públicas: aparecen en el PDF/recibo.
   • Notas internas: solo visibles para tu equipo.

5. Guarda. Pulsa Crear pedido. Queda en estado Borrador - todavía no consume secuencia fiscal, pero si sus líneas resuelven un almacén, ya aparta las existencias. Ver el aviso siguiente.

Crear el pedido aparta las existencias, aunque siga en Borrador. Cuando una línea con producto resuelve un almacén (elegido en la línea, o por defecto del producto o del negocio - ver Almacenes), las unidades quedan comprometidas con este pedido: siguen físicamente en el almacén, pero dejan de estar disponibles para otra venta. En inventario, la columna Reservado sube y Disponible baja. Esto nunca bloquea la venta: se puede facturar aunque lo apartado supere lo disponible, y la diferencia se corrige después con un ajuste de inventario. El ciclo completo: editar las cantidades mientras el pedido está en Borrador ajusta lo apartado a la diferencia; facturarlo convierte la reserva en salida real, sin descontar dos veces; cancelarlo libera las unidades sin mover el almacén. Ver Cuándo se aparta y cuándo se libera.

2. Facturar el pedido

Desde el detalle del pedido en Borrador, pulsa Facturar.

1. Tipo de comprobante (e-CF): elige el tipo a emitir:

   Código	Tipo	Cuándo usarlo
   E31	Crédito Fiscal	Cliente con RNC que necesita reportar el ITBIS
   E32	Consumidor Final	Venta a consumidor sin RNC (más común en POS)
   E33	Nota de Débito	Cargos adicionales sobre un comprobante anterior
   E34	Nota de Crédito	Devoluciones / anulaciones
   E41	Compras	Para registrar compras a proveedores informales
   E43	Gastos Menores	Gastos sin comprobante formal
   E44	Regímenes Especiales	Sectores con tratamiento especial
   E45	Gubernamental	Ventas al sector público
   E46	Exportaciones	Ventas al exterior
   E47	Pagos al Exterior	Pagos a no residentes

   Comprobante bloqueado por el cliente: si el cliente del pedido tiene un comprobante por defecto configurado (de cualquier tipo, no solo E44), el selector de tipo de comprobante aparece fijo y no editable, con la nota "Definido por el cliente". Para emitir otro tipo, edita el cliente y cambia (o vacía) su comprobante por defecto. Ver Clientes.

   El comprobante puede exigir que el cliente tenga RNC/Cédula. Antes de asignar el número de e-CF, Mosce ERP valida si el tipo de comprobante elegido exige identificar al comprador. Si el cliente del pedido no tiene RNC/Cédula registrado y el tipo lo exige, al pulsar Facturar el sistema rechaza la operación con un mensaje que explica el motivo, sin cobrar nada. Qué tipos lo exigen y la regla de la Factura de Consumo (E32) según el monto están en Documentos e-CF. Para resolverlo, agrega el RNC/Cédula al cliente o elige otro tipo de comprobante. Esta regla se aplica igual si facturas desde aquí o si cobras en el Punto de venta (POS): el sistema aplica la misma validación en los dos caminos de venta, antes de tomar el pago.

2. Término de pago: responde a cuándo te pagan, no a con qué.

   • Contado: requiere seleccionar la caja registradora que recibirá el cobro.
   • Crédito: requiere indicar días de crédito (1 - 365). Calcula la fecha de vencimiento.

   El término de pago no limita el método de pago. Una venta a contado se puede cobrar con tarjeta o transferencia, y el dinero entra donde corresponda a ese método, no siempre en efectivo. Ver Término de pago no es lo mismo que método de pago.

3. Confirmar. Al confirmar:

   • Se asigna el siguiente número de la secuencia de e-CF.
   • Se genera la Factura asociada al pedido.
   • Se descuenta el stock, tanto en ventas a contado como a crédito: facturar es cuando la mercancía sale, así que la venta a crédito también descuenta inventario. Si el pedido tenía existencias apartadas desde que se creó, esa reserva se convierte en la salida real - no se descuenta dos veces.
   • Si es crédito, queda Por cobrar; si es contado, se cobra con el método que elijas.
   • Si tienes módulo de Contabilidad activo, se genera el asiento contable de venta.

   Si el negocio ya alcanzó el límite de ventas del mes de su plan, la facturación se rechaza con un aviso que lo explica. Ver ¿Qué pasa cuando llego al límite?.

3. Registrar pagos posteriores (crédito)

Para pedidos en estado Por cobrar, Parcial o Vencido, pulsa Registrar pago. Indica el monto, el método (efectivo, tarjeta, transferencia, cheque, nota de crédito o retención de terceros) y la caja receptora si aplica. El estado avanza a Parcial o Pagado según el monto cubierto.

No hace falta cobrar el total de una vez: puedes registrar abonos por lo que el cliente entregue, y también dividir un mismo cobro entre varios métodos. El detalle de cada método, el pago dividido, el cobro con nota de crédito, el cobro con retención de terceros y la anulación de un pago están en Cobros y métodos de pago.

Si el cliente retuvo ITBIS y/o ISR al pagar, el pedido muestra un total Retenido por el cliente aparte del total Pagado - por eso puede quedar saldado con menos dinero cobrado en caja del que la factura vale. Ver Cobrar con retención de terceros.

Si ya emitiste una nota de crédito sobre esa factura antes de cobrarla, la retención que Mosce ERP te sugiere se calcula sobre el monto neto - la factura menos la nota de crédito - y no sobre el monto original. Es lo que corresponde: el cliente retiene sobre lo que realmente te va a pagar. La cifra sugerida es editable, y la que queda registrada es siempre la que el cliente retuvo de verdad.

4. Imprimir el recibo

En cualquier pedido no-borrador pulsa Imprimir recibo. Se abre el PDF en una pestaña nueva. El recibo incluye número de pedido, número de e-CF, ítems, totales, pagos y datos fiscales del emisor.

5. Devolver (reembolso)

Pulsa Reembolso en cualquier pedido facturado del que hayas cobrado dinero, esté Pagado, Parcial, Vencido o Acreditado con un abono. El diálogo te ofrece siempre la cantidad que queda por devolver de cada línea, no la cantidad original, y el método de devolución depende de tu negocio: efectivo siempre, y nota de crédito solo si tienes la facturación electrónica activa.

Al confirmar, el pedido pasa a Reembolsada o Parcialmente reembolsada, el saldo deja de figurar como pendiente de cobro y la mercancía vuelve al almacén. El flujo completo está en Devoluciones y reembolsos.

6. Cancelar

Aquí manda una idea: son dos preguntas independientes, y sus respuestas se suman.

• ¿La DGII ya aceptó el comprobante de la factura? Eso decide si hay que emitir una nota de crédito electrónica. No es opcional ni es un "método": es la única vía que admite la norma para retirar de la DGII un comprobante ya aceptado.
• ¿Cobraste dinero que aún no has devuelto? Eso decide si además hay que devolverle el dinero al cliente, y por qué método.

Las dos cosas pueden ocurrir a la vez. Un pedido cobrado con comprobante aceptado emite la nota de crédito y además devuelve el dinero.

Por qué desapareció Cancelar en pedidos cobrados (caso 4). Cancelar un pedido del que ya habías cobrado terminaba haciendo lo mismo que un reembolso. Eran dos botones para una sola operación, y la ambigüedad se prestaba a errores. Ahora hay un solo camino: si cobraste, vas por Reembolso.

Una venta a crédito que nadie pagó sí se cancela (caso 3). Es la factura vencida que el cliente nunca llegó a pagar. No hay dinero que devolver, así que un reembolso no aplica, y cancelar es la única forma de cerrar ese documento. Si no pudieras cancelarlo, quedaría abierto para siempre en tus cuentas por cobrar. Y sí se emite la nota de crédito: la DGII no exige que un comprobante esté cobrado para anularlo así.

El método de devolución y la nota de crédito son cosas distintas. El método (efectivo, por ejemplo) solo dice cómo viaja el dinero de vuelta. La nota de crédito es lo que retira el comprobante de la DGII, y se emite igual, elijas el método que elijas. Cuando corresponde emitirla, el sistema te lo dice en la pantalla antes de que confirmes; no es algo que puedas desactivar.

Ojo, "Aceptado condicional" cuenta como aceptado. Significa que la DGII recibió y aceptó el comprobante y solo anotó una observación que debes corregir en envíos futuros. Lo tiene en sus registros igual que uno aceptado, así que se retira igual: con nota de crédito.

Si el botón Cancelar no aparece y esperabas verlo, revisa los pagos del pedido: basta un abono parcial para que el camino correcto pase a ser Reembolso.

Puedes consultar la norma en el portal de facturación electrónica de la DGII.

Una vez cancelado, el pedido es irreversible.

Un pedido cancelado no desaparece. Sigue visible en el listado, en su pestaña Cancelados, con su historial intacto. Antes salía de la vista y parecía borrado, lo que hacía imposible auditar qué se canceló y quién lo hizo.

Un pedido puede venir de una tarea

Si usas el módulo de tareas, un pedido puede nacer de una tarjeta en lugar de escribirse desde cero. Llega en borrador, con los servicios y productos que llevaba la tarea, y se edita como cualquier otro.

El pedido muestra de qué tarea y de qué tablero salió, con enlace a la tarjeta, para que siempre puedas volver al trabajo que lo originó. Ver Tareas.

Resultado esperado

• El pedido tiene número correlativo (PED-000456 o similar) y trazabilidad completa: pagos, número de e-CF asignado, recibo descargable, asiento contable y movimientos de stock.
• En el detalle ves la línea de tiempo con cada transición de estado y el responsable.
• En el listado puedes filtrar por Borradores, Por cobrar, Pagados, Acreditados, Reembolsados, Parcialmente reembolsados y Cancelados. Cada estado tiene su pestaña: nada se oculta del listado por haber sido cancelado o devuelto.

Errores comunes

Relacionados

• Cotizaciones
• Facturas
• Cobros y métodos de pago
• Devoluciones y reembolsos
• Punto de venta (POS)
• Caja registradora
• Configuración fiscal